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2020-08-06

年末調整の電子化がはじまります [vol.125]

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【Future通信】年末調整の電子化がはじまります [vol.125]
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~_…_~_…_~_…_~_…_~_…_~_…_~ 2020.08.06
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-CONTENTS-

◇【税務】年末調整の電子化がはじまります
◇ 編集後記

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【税務】年末調整の電子化がはじまります
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令和2年の年末調整から、電子データを利用することができるようになります。
スマホやPCで従業員が年末調整の電子データを作成して、メール等で会社に提
出するようになります。
ペーパーレス化で迅速な処理や管理の負担が軽減ができると期待できますが、
準備はいろいろと大変そうです。

1.年末調整の電子化の概要
平成30年度税制改正により、令和2年分の年末調整から、生命保険料控除、地
震保険料控除及び住宅借入金等特別控除に係る控除証明書等について、勤務先
へ電子データにより提供できるようになります。

年末調整手続が電子化された場合は、次のような手順となります。

①従業員が、保険会社等から控除証明書等を電子データで受領
②従業員が、国税庁ホームページ等からダウンロードした年末調整控除申告書
 作成用ソフトウェア(※)に、住所・氏名等の基礎項目を入力し、①で受領
 した電子データをインポート(自動入力、控除額の自動計算)して年末調整
 申告書の電子データを作成
③従業員が、②の年末調整申告書データ及び①の控除証明書等データを勤務先
 に提供
④勤務先が、③で提供された電子データを給与システム等にインポートして年
 税額を計算

 ※年末調整控除申告書作成用ソフトウェア(年調ソフト)とは、年末調整申
 告書について、従業員が控除証明書等データを活用して簡便に作成し、勤務
 先に提出する電子データ又は書面を作成する機能を持つ、国税庁が無償で提
 供するソフトウェアです。

2.年末調整手続の電子化のメリット
年末調整手続を電子化することにより、以下のようなメリットがあります。

■勤務先のメリット
・勤務先は、従業員が年調ソフトで作成した年末調整申告書データを利用する
 ことにより、控除額の検算が不要となります。
・控除証明書等データを利用した場合、添付書類等の確認に要する事務が削減
 されます。
・従業員が年末調整申告書作成用のソフトウェアを利用して控除申告書を作成
 するため、記載誤り等が減少し、従業員への問合せ事務も減少することが期
 待されます。
・書面による年末調整の場合の書類保管コストも削減することができます。

■従業員のメリット
・従業員は、これまでの手書きによる手続(年末調整申告書の記入、控除額の
 計算など)を省略でき、年末調整申告書の作成を簡素化できます。
・書面で提供を受けた控除証明書等を紛失した場合は、保険会社等に対し、再
 発行を依頼しなければなりませんでしたが、その手間も不要となります。
・従業員が、「マイナポータル連携」を利用する場合には、複数の控除証明書
 等を一度の処理で取得することができますので、従業員の利便性がより高ま
 ります。

3.年末調整手続の電子化へ向けた準備

■勤務先における準備
①電子化の実施方法の検討
 年末調整の電子化を実施するに当たり、従業員が使用する年末調整申告書作
 成用のソフトウェアについてどのソフトウェアを使用するか、電子化後の年
 末調整手続の事務手順をどうするかなどを検討します。
 ※従業員が提供する年末調整申告書データは、国税庁から提供する年調ソフ
  トだけでなく、仕様公開を通じ同様の仕組みを取り込んだ民間のソフト
  ウェアでも作成することができます。
②従業員への周知
 従業員から年末調整申告書を電子データにより提供を受けるに当たり、法令
 上は事前に従業員から同意を得る必要はありません。
 しかし、電子化に当たっては、従業員においても、保険会社等から控除証明
 書等データを取得するための手続など、事前準備が必要となることから、電
 子化する際には従業員への早期の周知が必要となります。
 また、①で決定した、従業員が使用する年末調整申告書作成用のソフトウェ
 アや事務手順について周知する必要があります。
 なお、従業員から控除証明書等データの取得方法について照会があった場合
 には、マイナポータル連携により取得することができる旨周知願います。
 従業員の方のマイナンバーカードの取得が間に合わないなどにより、マイナ
 ポータル連携による取得ができない場合は、その従業員が契約している保険
 会社等のホームページ等から控除証明書等データを取得するよう周知するこ
 とが必要です。
③給与システム等の改修等
 従業員から提供を受ける年末調整申告書データや控除証明書等データを、ご
 利用の給与システム等にインポートし、年税額等の計算を行うためのシステ
 ムの改修等を行います。
 なお、令和2年分からの所得金額調整控除の額については勤務先において計算
 しますので、それに係る改修も必要です。
④税務署への届出
 従業員から年末調整申告書に記載すべき事項を電子データにより提供を受け
 るためには、勤務先があらかじめ所轄税務署長に、「源泉徴収に関する申告
 書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、その
 承認を受ける必要があります。

■従業員における準備
①年末調整申告書作成用のソフトウェアの取得
 保険会社等から取得する控除証明書等データを利用して年末調整申告書デー
 タを作成するためのソフトウェア(国税庁が提供する「年末調整控除申告書
 等作成用ソフトウェア」など)を取得します(利用するソフトウェア等につ
 いては勤務先に確認してください。)。
②控除証明書等データの取得(マイナポータル連携を利用しない場合のみ)
 保険会社等のホームページ等から、控除証明書データを取得します。(具体
 的な取得方法は保険会社等により異なります。)。
 ※マイナポータル連携を利用する場合は、年末調整申告書データの作成中に、
  民間送達サービスに送達された複数の控除証明書等データをマイナポータ
  ルを通じて一括取得するため、②の手続は不要となります。

4.年末調整電子化に向けたスケジュール
国税庁が公表しているパンフレットをご確認ください。
https://www.nta.go.jp/users/gensen/nenmatsu/nencho_pamph.htm

令和2年10月から国税庁の年末調整控除申告書作成用ソフトウェア(年調ソフ
ト)が公開される予定です。
これまでに、従業員の方が年調ソフトを使えるよう指導したり、データを受け
取る方法(メールやUSB、社内LAN)、セキュリティの対策、給与計算ソフトや
年末調整ソフトでのデータの処理方法の確認など、検討することが多くありま
す。
実務的には今からでも対策を進めなければ、ギリギリになってしまいそうです。

まずは、状況を把握して適切な処理方法をご検討ください。

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編集後記
地域によって多少の違いはありますが、間もなくお盆の時期ですね。
それと同時に子供たちは夏休みでもあります。
今年は夏休みについても地域で時期・日数がバラつくようで、我が子は今週末
が終業式、期間も2週間程度と大変短いものとなりました。
いつも楽しみにしている帰省も、今年は見送ることとなりそうですが、せめて
ご先祖様へのお盆のおもてなしを遠方からでもできないのか…、とネットで調
べたところ「精霊棚」について簡易な飾り方の解説記事が色々と検索結果に出
てきました。作ってみようかと思案中です。
(森山)
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